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無言語©の専門家が語るテレワークに必要な力

桜井 夏輝
桜井 夏輝

桜井

テレワークの普及と共に、早くもテレワーク疲れ?のような症状を訴える人も出てきたようです。どうやらそれはテレワーク独特の非言語コミュニケーション環境が関係しているかもしれません。今回は、テレワークに求められる力を網羅的に、そしてテレワークと無言語©の関係にも触れながら述べていきます!

 

そもそも無言語©ってなに?って方は過去配信記事をチェック!
https://silentvoice.co.jp/blog/1029/

0.「無言語©の専門家が語るテレワークに必要な力」の結論

テレワークコミュニケーションの際に、このような課題をよく聞きます。

いつもより空気感が把握しづらいため、変な間が空いてしまう

伝わったか伝わっていないのかが、いつもより一層わからない

目的を持った議論はしやすいが、雑談などの会話をするのが難しい

DEAF&聴者が半々の弊社では意識的に取り組まないと課題はより深刻になりがち

この3つの課題は、それぞれ以下の3つの力の不足によって起こります!

 

①アジェンダ力=道筋作成
②ファシリテーション力=交通整理
③ムードマネジメント力=感情促進

 

そして、この3つの力のうち、無言語©はムードマネジメント力=感情促進の向上に寄与します。この記事では4つの章に分けてお届けします!

目次

1.3つの力の全体像
2.アジェンダ力=道筋作成
3.ファシリテーション力=交通整理
4.ムードマネジメント力=感情促進

1.3つの力の全体像

桜井

テレワークでは画面越しのため目を合わせるという感覚がなかったり、相手の全体像を感じ取りにくいのでイライラして貧乏ゆすりをしているのかどうかもわかりません。リアルワークとは異なる非言語コミュニケーション環境下でどのような力が求められるのか?述べていきます。

2.アジェンダ力=道筋作成

 

Silent Voiceでは聞こえない・聞こえるメンバーが半数であることから、特に「今何について話しているのか?最終的にどこに向かうのか?」という話し合いのGPSを明示することを大切にしています。社内およびクライアントでさえも基本的にこのGPSを言語化したうえでテレワークコミュニケーションを行っています。

※上図は下記URLから「ファイル」をクリック→「ダウンロード」をクリック→Excelなど所定のファイル形式でダウンロードできます。
https://docs.google.com/spreadsheets/d/16JVs7P3ygWrDywRa65_2de2RJIl2B3a5LLeLYrswlaM/edit?usp=sharing

 

よりイメージを持てるように、GPSを言語化する際の注意点・ポイントを旅行でたとえてみました!

①Goal(ゴール):目的

Goalは1文で表現すること!2文以上で書くということは、「今から車で、東京と山形と福井に行くぞー!」と言っているようなもの。

②Process(プロセス):順序

大阪から東京に行くのに「大阪→香港→シンガポール→東京のプロセスで行くぞー!」と言われてもよほどのことがない限り同意できない。また、「大阪→京都→滋賀→岐阜→愛知→静岡→神奈川に車で寄ってから東京に行くぞー!」と言われても、物理的なプロセスは分かっても「疲れる、やめて」となり感情のロジックには沿えないことになる。

③Point(ポイント):3つのポイント

大阪・梅田から東京・丸の内に3時間以内に移動するというGoalがあったとする。
その際の3つのポイントはこんな感じ↓
その1:ドアtoドアだと飛行機より新幹線に乗った方がグッド!
その2:お得に乗れる(場合がある)のでスマホアプリから予約する
その3:ビールは車内で買うと高いので、駅構内のコンビニで買う

④Start(スタート):現状や背景

参加者はファシリテーターと同じような鳥の目視点(⇔虫の目視点)で課題や熱い想いを理解しているわけではない。
現在地とのギャップを知らないと、仮にグーグルマップを持たない子どもは「東京まであと何時間?まだー?まだー?」と駄々をこねるだろうし、「実は……東京ディズニーランドに行くんだよ!」という親の熱い想いを知らない子どもは「渋滞イヤー、お家帰りたい!!」となってしまう。

⑤補足:最終アウトプット

「東京へ行く」というGoalを「東京ディズニーランドでスペース・マウンテンに乗る!」という象徴的なピーク体験をもって達成することにする、みたいなイメージ。

桜井

ただし、ちょっとした確認、フォローのコミュニケーションなどはこのようなGPSの言語化をせずに気軽にできる雰囲気は作っていくことがとても重要です。「聞きたいことあるんだけど、5分ほどZoomつないでもOK?」みたいなコミュニケーションも忘れずに。

3.ファシリテーション力=交通整理

 

テレワークでやる場合、ファシリテーション次第で工夫をすれば書記や議事録作成のタスクをほぼゼロにできたりします。
そして、「あれ、私必要だった?」状態をなくし、参加者全員の満足度と成果を向上できるでしょう。

※上図は下記URLから「ファイル」をクリック→「ダウンロード」をクリック→Excelなど所定のファイル形式でダウンロードできます。
https://docs.google.com/spreadsheets/d/16JVs7P3ygWrDywRa65_2de2RJIl2B3a5LLeLYrswlaM/edit?usp=sharing

 

ファシリテーション=交通整理のポイントはコチラ!

①公平に話をふる!

「田中さん、A案件の達成度はどのように認識されていますか?」などと一人ずつ指名して順番に話をふっていきましょう。注意すべきは、「どなたか、A案件についてはどうですか?」のように指名せず抽象的に質問することを避けることです。加えて、慣れてくると臨機応変に参加者に話をふっていくことができますが、「あれ、私必要だった?」状態に参加者を感じさせないように注意してください。

②発言の視覚化ツールを用意!

まずはエクセルオンラインやグーグルスプレッドシートを用意し、参加者と共同編集できるようにしましょう。シートのひな型については、上図のように設問と参加者ごとの回答欄をマトリクスにしておきましょう。

③シート記入→口頭シェアの順番!

設問への回答を口頭ではなく、シートに記入しましょう。後々「あれ、あの時何て言ってたっけ?」ということを防ぐためです。また、シート記入の際には、極力口頭での補足説明をしなくてもいいように言語化することがポイントです。

④発表や報告を聴くとき

口頭での発表を聞く際には、聞き手は一人1つ以上発表者への質問又は感想をシートに記入しながら前のめりになって聞きましょう。発表者は聞き手の書いた質問を確認し、口頭で返答をしましょう。その際に後述の「⑤バディ制を導入しよう!」を組み合わせてみてください。

⑤バディ制を導入しよう!

発表者の代わりにシートに発言内容を記入するバディ(バディ制)をあらかじめ決めておき、口頭での重要な発言も逃さないようにシートに視覚化していきましょう。

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付箋を使うブレスト会議をオンラインでしたい場合は、Microsoft Whiteboardやグーグルスライドなどを使用するのがおすすめ!写真をとって、後からデジタルで整理する……という工程も省けるので、リアルワークでもぜひやってみてください!

4.ムードマネジメント力=感情促進

 

場を盛り上げる、笑いをとるという意味ではなく、いかに参加者の本音を引き出すか?安心して発言してもらえるか?というテーマであることに注目してください。
また、この力は本章を理解しただけでは発揮しづらい能力です。なぜならば、「本当に聴くとは?見るとは?」に関するスキルだけではなく、マインドが多分に求められるからです。ちなみにこのスキル&マインドを仕組み的に向上させるものこそが、無言語©だったりします。

ムードマネジメント=感情促進のポイントはコチラ!

①普段の1.2倍を意識!

相互の姿が手のひらのサイズ前後の画面範囲でしか見れず、また奥行きやその他非言語情報も感じにくい状態です。だからこそ、普段の1.2倍のコミュニケーション・リアクション・テンションを心がけてください!

②傾聴のコツ

「あなたのこと、ちゃんと聴いてますよ」が伝わるように、縦・横・前後に身体でうなずきましょう!ただし、「うんうん」という発声を伴う相づちは、複数人で話す場合は気持ち控えめにした方が好まれる場合もあります。

③洞察のコツ

「口をパクパク」「上半身を前後」「目を見開く」などのリアクションをしている人を発見しましょう!自分だけに見えるポストイットにその参加者の「目には見えない声(=Silent Voice)は何か?」を洞察し10文字以内でメモをとっておきましょう。そして、良きタイミングで話をふってあげてください。

④発言しやすい雰囲気づくりのコツ

議題への知識格差があるほど、発言しやすい雰囲気づくり=「何を言っても怒ったりしないよー」という雰囲気づくりをすることが重要です。アイデア出しの時などは、ファシリテーターがあえてツッコミを受けるような珍回答をすると、マクドナルド理論が発動して活性化します!
【マクドナルド理論についてはコチラを参照!】

https://gigazine.net/news/20130502-mcdonalds-theory/

桜井

アジェンダ力やファシリテーション力を発揮するだけでも、相当効率的なテレワークはできます。しかし、中長期的な効率アップ、つまり、メンバ一人一人の「楽しい」「幸せ」「またやりたい!」という感覚を大切にするためにも、ムードマネジメントはかかせません。戦略的な無駄話、つまり雑談などを許容することも心掛けてください!

■最後に

 テレワーク時だけではなく、リアルワークでも使えることが多かったと思います。その理由はもしかしたら弊社が少し特殊でいて、そしてラッキーな環境にあるからかもしれません。
 聞こえる・聞こえない人、手話ができる・できない人などダイバシティな環境がゆえに、「どうやったら皆が伝わり合えるか?」というユニバーサルなコミュニケーションが必要になります。そして、結果的にこのユニバーサルなコミュニケーションはテレワークとリアルの境目をフラットにしてくれたと思います。
 ぜひ皆さんも、今をチャンスと捉えテレワーク力をチーム全体の仕事力へと変えていく導線を作っていきましょう!

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この記事を書いた人
桜井 夏輝
桜井 夏輝
Silent Voiceの創業メンバーであり、取締役兼人財開発事業部責任者、上場企業等のコミュニケーション顧問を担う。幼少期をシンガポールで過ごし、社内の半数がDEAF(聴覚障害者)であることから、多様な人や考え方の中で生き抜く力を培った。現在、責任者を務める「無音空間で言葉を使わない」無言語©コミュニケーション研修は、アシックスやドコモ、オムロンなど多くの先進的な企業が導入している。同研修はNHKや民放各局を中心に数々のメディアに掲載され、今後の時代に求められるコミュニケーションのあり方として注目を浴びている。

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